Un progetto non fallisce quasi mai per un errore tecnico. Fallisce perché qualcuno non è stato coinvolto, ascoltato o allineato nel modo corretto.
Nel Project Management si tende a concentrare l’attenzione su tempi, costi, qualità e deliverable. Tutti elementi fondamentali. Ma esiste una dimensione altrettanto decisiva e spesso sottovalutata: la gestione degli stakeholder e della comunicazione.
Un project manager non governa solo attività e milestone. Governa relazioni, aspettative e percezioni. E proprio su questo si gioca gran parte del successo o del fallimento di un progetto.
Identificare gli stakeholder: il primo passo per evitare sorprese
Ogni progetto coinvolge una rete di soggetti interni ed esterni: sponsor, clienti, team, fornitori, management, enti regolatori, partner. Non tutti hanno lo stesso ruolo, ma tutti possono influenzare l’esito del progetto.
Il primo passo è quindi l’identificazione e classificazione degli stakeholder. Chi sono? Che tipo di impatto possono avere? Qual è il loro livello di coinvolgimento?
Ignorare uno stakeholder rilevante non è una svista formale: può trasformarsi in un rischio concreto, capace di bloccare decisioni, rallentare attività o generare conflitti.
Potere, interesse e influenza: leggere le dinamiche reali
Non tutti gli stakeholder pesano allo stesso modo. Alcuni hanno elevato potere decisionale ma scarso interesse operativo; altri hanno grande interesse ma limitata influenza formale.
L’analisi di potere, interesse e influenza consente di comprendere queste dinamiche e di adottare strategie differenziate. Uno stakeholder con alto potere e alto interesse richiede coinvolgimento continuo. Uno con basso potere ma alto interesse necessita ascolto e informazione.
Senza questa analisi, il project manager rischia di dedicare tempo ed energia in modo inefficiente, lasciando scoperti i nodi davvero critici.
La mappa degli stakeholder: uno strumento di governo
La costruzione della mappa degli stakeholder non è un esercizio accademico. È uno strumento operativo che permette di visualizzare relazioni, priorità e possibili aree di tensione.
Rendere esplicita la rete degli stakeholder aiuta il project manager a prevenire conflitti, anticipare resistenze e pianificare azioni mirate di coinvolgimento. È un passaggio che riduce l’improvvisazione e aumenta la capacità di previsione.
Strategie di ingaggio e gestione delle aspettative
Coinvolgere non significa semplicemente informare. Significa comprendere aspettative, interessi e possibili timori.
Ogni stakeholder ha una propria agenda, spesso non esplicitata. La gestione efficace richiede capacità di ascolto, negoziazione e chiarezza sugli obiettivi del progetto. Le aspettative non governate diventano facilmente fonte di conflitto.
Il consenso non nasce automaticamente dal piano di progetto: va costruito attraverso azioni coerenti e comunicazione continua.
Il piano di comunicazione: struttura e coerenza
La comunicazione non può essere lasciata alla spontaneità. Un progetto strutturato richiede un piano di comunicazione chiaro: cosa comunicare, a chi, con quale frequenza e con quali strumenti.
La distinzione tra comunicazione formale e informale è cruciale. Report ufficiali, verbali e presentazioni servono a garantire tracciabilità e allineamento istituzionale. Le conversazioni informali, invece, sono spesso decisive per intercettare segnali deboli, incomprensioni e tensioni emergenti.
Un buon project manager sa muoversi su entrambi i livelli.
Gestione dei conflitti e delle resistenze
Ogni cambiamento genera resistenza. Ogni progetto, soprattutto se strategico, modifica equilibri, responsabilità e priorità.
La gestione dei conflitti non è un’attività accessoria, ma parte integrante del ruolo del PM. Riconoscere le resistenze, comprenderne le cause e affrontarle in modo costruttivo evita che si trasformino in blocchi operativi.
Ignorare il conflitto non lo elimina. Lo amplifica.
Reporting efficace e allineamento continuo
Il reporting non è una formalità burocratica. È uno strumento di governo. Un reporting efficace non si limita a descrivere lo stato delle attività, ma fornisce informazioni utili per decisioni consapevoli.
L’allineamento continuo tra stakeholder chiave riduce incomprensioni e permette di intervenire prima che i problemi diventino emergenze. Senza un sistema di reporting chiaro e condiviso, il PM rischia di trasformarsi in un “gestore di crisi”, costretto a reagire invece che guidare.
Il project manager come regista delle relazioni
Rispettare tempi, budget e qualità richiede consenso, collaborazione e fiducia. Senza una gestione efficace degli stakeholder, anche il piano più accurato perde forza.
Il project manager non è solo il responsabile del cronoprogramma. È il regista di un sistema complesso di relazioni, aspettative e percezioni. Ed è proprio questa capacità di coordinare persone, interessi e comunicazione che distingue chi esegue un progetto da chi lo guida davvero.
Un percorso strutturato per governare stakeholder e comunicazione
Questi temi sono approfonditi in modo strutturato nel Master in Business Administration & Project Management, dove lo Stakeholder Management e la Comunicazione di progetto vengono affrontati come competenze centrali del ruolo manageriale. Il percorso formativo integra strumenti operativi, modelli decisionali e casi reali, con l’obiettivo di sviluppare project manager capaci di governare non solo attività e numeri, ma anche relazioni, consenso e fiducia.
